Software para Gestión documental
Al igual que la mayoría de procesos empresariales, la forma en la que se gestionan los documentos también ha evolucionado y al día de hoy es posible contar con softwares de gestión documental que facilitan la organización, administración y control de toda la documentación relacionada con la empresa.
Estos programas permiten el manejo de gran cantidad de información y se adaptan a las necesidades de cada organización, por lo que surgen como una solución eficaz y eficiente que permite incrementar la operatividad y competitividad de las empresas que los implementan.
¿Qué es un software de gestión documental?
Un software de gestión documental es un programa que permite el almacenamiento, unificación, organización, gestión y recuperación de todos los documentos procesados por una empresa en una sola base de datos. Entre estos archivos pueden mencionarse órdenes de pago, facturas, contratos, fichas técnicas, dosieres de calidad y remisiones de entrega.
Dichos sistemas pueden manejar un gran volumen de archivos en diferentes formatos, por lo que su implementación pone fin a los típicos problemas asociados con la gestión documental tradicional, entre ellos requerimiento de mucho espacio físico, dificultad en la recuperación de archivos y pérdida de información.
Los programas de gestión documental pueden estar basados en la nube, lo que facilita el acceso a la documentación desde cualquier lugar del mundo. Al sistema solo podrá ingresar personal autorizado, por lo que se garantiza en todo momento la seguridad de los archivos y de la información.
¿Cómo funciona un software de gestión documental?
En un principio, la implementación de un sistema de gestión documental exige tiempo y dedicación, pues, es necesario digitalizar todos aquellos archivos que se encuentren en formato físico (papel).
Para ello, cada documento debe ser escaneado e ingresado en la base de datos del programa de gestión documental. Los archivos que ya estén en formato digital, solo deben ser enviados o arrastrados al software.
Luego, los documentos deben clasificarse a través de su vinculación con la sección a la que correspondan, por ejemplo, finanzas, RRHH, compras, etc. Seguidamente, todos los archivos quedarán indexados en el servidor del programa para ser consultados o manejados de manera fácil y sencilla, cada vez que sea necesario.
Beneficios de implementar un software de gestión documental en tu empresa
Estos son los principales beneficios que puede obtener tu empresa tras la implementación de un software de gestión documental:
- Digitalización de la documentación y liberación de espacio físico (no se requiere de ficheros físicos para el almacenamiento de los documentos).
- Aumento de la protección de la documentación de la empresa.
- Acceso a la documentación desde cualquier lugar y con total seguridad.
- Ahorro de costes (menos gastos en infraestructura, materiales y procedimientos).
- Optimización del tiempo (el personal autorizado podrá acceder al documento de su interés con una búsqueda sencilla y rápida).
- Disminución de la tasa de documentación mal archivada.
- Disminución del riesgo de pérdida de documentos.
- Menos riesgo de cometer errores humanos.
- Optimización de todos los procesos asociados a la documentación.
- Mayor operatividad y competitividad empresarial.
